Sistemul de Controlling - ”Matematica afacerii”

Aţi vrea să ştiţi care exact sunt costurile produselor Dvs.? Sau, pe o piaţă pe care vă simţeaţi confortabil, simţiţi deodată cum bate vântul rece al concurenţei? Aţi vrea să scădeţi preţurile dar nu știţi exact cât le puteţi scădea ca să nu pierdeţi? Produceţi şi vindeţi dar, cu toate acestea, banii nu se adună în cont?

Astea sunt, în principal, întrebările la care răspunde controllerul. Sigur, poate răspunde la multe altele cum ar fi: care este gradul maxim al îndatorării, care este efectul unui nou credit luat, dacă firma îşi poate permite să aştepte clienţii să plătească şi cât timp poate să aştepte, etc.

Controlling face orice firmă, altfel n-ar putea exista pe piaţă. Posibil că multe firme nu știu că acele acţiuni de calcul al costurilor, preţurilor, cantităţilor poartă denumirea pretenţioasă de Controlling.

Imaginaţi-vă că sunteţi șoferul unui automobil: vedeţi permanent consumul de combustibil, calculatorul de bord vă spune pentru câţi kilometri este combustibil disponibil, care este viteza actuală, viteza medie, turaţia motorului, temperatura de afară și cea din interior, etc. Toate aceste informaţii sunt livrate şoferului pentru ca acesta să conducă mai bine.

Aceste informaţii nu ţin locul aptitudinilor de şofer: el poate să pună frâne bruște sau line, poate accelera brutal, poate să facă o depășire riscantă. La urma urmei, şoferul conduce automobilul. 

La fel şi în cadrul managementului unei firme. Sistemul de controlling ţine locul calculatorului de bord, și livrează informaţii despre conducerea firmei: costuri, preţuri, cantităţi, clienţii valoroși, clienţii mai puţin valoroși, clienţii incerţi, sume care trebuie încasate, etc.

Există sistemul de contabilitate, de acord, dar acesta nu mai reflectă de mult imaginea fidelă a firmei. Sistemul de contabilitate numără şi calculează elemente care au avut loc deja (cifre de afaceri care s-au realizat, cheltuieli care s-au efectuat, etc.) în timp ce sistemul de controlling este folosit pentru planificare. Elementul de diferenţiere dintre contabilitate și controlling este momentul prezent. Tot ceea ce s-a întâmplat până acum este treaba sistemului de contabilitate, ceea ce urmează să se întâmple este treaba sistemului de controlling.

În afară de calculul de planificare, sistemul de controlling realizează și elementele de feedback. Sistemul de controlling are ca rol de a calcula abaterile, a le analiza și de a recomanda managementului drumul optim pentru navigarea prin viaţa economică.

Imaginaţi-vă că vă grăbiţi într-o seară să mergeţi la teatru.Știţi că spectacolul începe la o anumită oră, așadar știţi la ce oră trebuie să plecaţi pentru a fi punctuali. Prin urmare, știţi la ce oră trebuie să începeţi să vă pregătiţi pentru a putea pleca la ora planificată.

Dar, evident, că apar abaterile: pregătirea costumului / rochiei durează mai mult decât planificat. Baia este (evident) ocupată, aşadar nu vă puteţi bărbieri / machia atunci când vreţi şi trebuie să aşteptaţi. În ultimul moment observaţi că acel cordon / curea nu se potriveşte cu bijuteriile / cravata şi trebuie schimbate.

Vă decideţi să nu luaţi mașina (planificarea arată că n-aveţi unde parca în centru), aşadar optaţi pentru un taxi: nu pierdeţi timp căutând un loc de parcare şi puteţi bea şi un pahar de vin după spectacol. Dar, operatoarea de la taxi nu răspunde, sau taxiul întârzie.

În tot acest timp, ce gândiţi? Analizaţi toate opţiunile pentru a vedea care este metoda optimă prin care puteţi depăşi toate obstacolele / abaterile, să vă pregătiţi impecabil și să fiţi punctuali la teatru. Analiza abaterilor de la fiecare pas este bază pentru pasul următor. Altfel spus, faceţi controlling.  Evident, un controlling informal.

Similar este sistemul de controlling la nivelul unei companii. Acţionează în aceeaşi manieră: de ce vând mai puţin decât am planificat, de ce am depășit bugetul calculat / alocat, cum resorb o abatere care a apărut la un anumit furnizor sau client şi, în general, care este drumul pe care trebuie să merg pentru a-mi atinge ţintele de profit şi cash?

În plus, sistemele de controlling trebuie să conţină şi un sistem de avertizare timpurie, care trage semnalul de alarmă atunci când anumite costuri se apropie de nivelul maxim admis, sau atunci când preţurile sunt prea apropiate de nivelul minim acceptabil.

Am definit sistemul de controlling ca fiind „matematica afacerii”.

Practic, sistemul de controlling din cadrul firmei, trebuie să ajute managementul să conducă mai bine şi să genereze mai mulţi bani în cadrul firmei, în termeni de profit şi cash, ajutând managementul să ia decizii raţionale, pe baze matematice.

Autorul și firma: Alin Ivan este consultant şi partener al firmei SVASTA ICG. Este activ preponderent în Cluj Napoca, lucrând pentru clienţi firme private atât româneşti, cât şi austriece și germane.

Grupul ICG cu sediul în Austria și operaţiuni în Austria, Germania, Ungaria, Bulgaria, Slovenia și ţările Scandinave este acţionar semnificativ al firmei Svasta ICG România.

Grupul activează pe piaţa europeană de 30 de ani și deţine competenţe pe domeniile: Controlling, Project management, Managementul schimbării, Lean management, Dezvoltare Organizaţională, Restructurarea și optimizarea proceselor interne.